Carta de aviso de despido: contenido obligatorio, plazos y errores que se pagan caro

Cuándo es obligatoria y cómo se entrega.

La carta se exige cuando el contrato termina por vencimiento del plazo convenido, conclusión del trabajo o servicio, caso fortuito o fuerza mayor (artículo 159, números 4, 5 y 6), por alguna de las causales del artículo 160 (conductas graves del trabajador) o por necesidades de la empresa (artículo 161). Si el contrato termina por renuncia o mutuo acuerdo, lo que se exige es que consten por escrito (artículo 177).

La comunicación se hace por escrito, personalmente o por carta certificada enviada al domicilio señalado en el contrato (artículo 162). Conviene dejar constancia de la recepción en el caso de la entrega personal y guardar el comprobante de envío y el timbre de la carta certificada.

Qué debe contener, punto por punto.

Además de lo anterior, la empresa envía copia de la carta a la respectiva Inspección del Trabajo dentro del mismo plazo. Las inspecciones llevan un registro de estas comunicaciones, actualizado con los avisos recibidos en los últimos treinta días hábiles.

Plazos: tres días hábiles, o 30 días de anticipación.

• Vencimiento del plazo, conclusión del trabajo o causales del artículo 160: dentro de los tres días hábiles siguientes a la separación del trabajador.
• Caso fortuito o fuerza mayor: seis días hábiles.
• Necesidades de la empresa: el aviso se da con 30 días de anticipación, con copia a la Inspección del Trabajo, o se paga la indemnización sustitutiva (artículo 162, inciso cuarto).

Según la Dirección del Trabajo, los días hábiles se cuentan de lunes a sábado, sin domingos ni festivos. Calcula las fechas exactas con Plazos del despido.

Los hechos: por qué la carta lo decide todo en el juicio.

En los juicios por despido, la empresa es la primera en rendir prueba y debe acreditar la veracidad de los hechos imputados en la carta, sin que pueda alegar en el juicio hechos distintos como justificativos del despido (artículo 454, número 1). La carta fija el terreno de la discusión.

Algunas pautas prácticas para redactar los hechos:

• Describe lo ocurrido con fechas, lugares y personas, no con adjetivos. En vez de «incumplimiento grave de sus labores», indica qué obligación no cumplió, cuándo y cómo se constató.
• Incluye solo hechos que puedas probar con documentos, registros o testigos.
• Si hay más de un hecho, sepáralos y relaciónalos con la causal que corresponde a cada uno.
• No agregues después hechos nuevos: en el juicio no podrás alegarlos.

Errores que se pagan caro, y cuáles no invalidan el despido.

La ley distingue dos tipos de fallas. Los errores u omisiones en la comunicación que no tengan relación con el pago íntegro de las cotizaciones no invalidan la terminación del contrato, sin perjuicio de las sanciones administrativas del artículo 506. En cambio, si al momento del despido las cotizaciones no están pagadas íntegramente, el despido no produce el efecto de poner término al contrato (artículo 162). Lee más en la guía de nulidad del despido.

Las multas administrativas por infracciones sin sanción especial van de 1 a 5 UTM para la microempresa, de 1 a 10 UTM para la pequeña, de 2 a 40 UTM para la mediana y de 3 a 60 UTM para la gran empresa (artículo 506).

Los errores más frecuentes son:

• Hechos vagos o genéricos, que luego no se pueden probar ni completar.
• No enviar la copia a la Inspección del Trabajo o hacerlo fuera de plazo.
• No acompañar el estado de pago de las cotizaciones.
• Invocar una causal que no se puede acreditar: si el tribunal declara el despido injustificado, indebido o improcedente, se aplican los recargos del artículo 168 (despido injustificado).
• No indicar el monto total a pagar en el despido por necesidades de la empresa.

Qué efecto tiene en un juicio concreto una carta tardía o incompleta depende de cada caso: consúltalo antes de enviarla.

Qué hacer después de enviarla.

• Guarda el comprobante de recepción o de envío, la copia enviada a la Inspección del Trabajo y los certificados de cotizaciones.
• Prepara el finiquito: debe otorgarse y su pago ponerse a disposición del trabajador dentro de diez días hábiles (finiquito laboral).
• Reúne desde ya la prueba de los hechos de la carta. El trabajador tiene sesenta días hábiles para demandar.